Quy trình xử lý đơn hàng GIP – Từ nhận đến giao

Trong ngành thương mại điện tử, tốc độ và độ chính xác trong khâu xử lý đơn hàng chính là yếu tố sống còn để giữ chân khách hàng. Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp TMĐT ngày càng yêu cầu cao về hiệu suất và minh bạch trong khâu Fulfillment. Với gần 10 năm kinh nghiệm vận hành hệ thống kho nội vùng tại Đông Nam Á,

quy trình xử lý đơn hàng GIP đã được chuẩn hóa để đảm bảo nhanh – chính xác – tối ưu chi phí cho mọi khách hàng.
quy trình xử lý đơn hàng GIP đã được chuẩn hóa để đảm bảo nhanh – chính xác – tối ưu chi phí cho mọi khách hàng.

Tổng quan quy trình xử lý đơn hàng GIP

Tại GIP Fulfillment, mỗi đơn hàng đều trải qua một chuỗi quy trình chặt chẽ, từ nhận hàng – kiểm đếm – lưu kho – xử lý đơn – đóng gói – bàn giao vận chuyển – theo dõi giao hàng. Tất cả được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống quản lý, giúp khách hàng theo dõi dễ dàng và kiểm soát hiệu suất rõ ràng.

1. Nhập hàng vào kho GIP

Tiếp nhận hàng hóa

Khi seller gửi hàng đến kho GIP (hoặc dùng dịch vụ vận chuyển đầu vào của G.I.P), bộ phận vận hành sẽ tiếp nhận và kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa theo bảng kê khai trước đó.

Kiểm đếm và xác nhận

GIP tiến hành kiểm đếm thực tế (kiểm số lượng, hình dạng, tình trạng sản phẩm), đối soát với phiếu nhập kho. Bất kỳ chênh lệch hay lỗi phát sinh sẽ được phản hồi ngay cho khách hàng để xử lý kịp thời.

GIP Kiểm đếm và xác nhận
GIP Kiểm đếm và xác nhận

2. GIP lưu kho và quản lý tồn bằng công nghệ hiện đại

Sau khi xác nhận, hàng hóa được phân loại và đặt vào khu vực lưu trữ riêng biệt, có gắn mã QR để dễ dàng truy xuất. Toàn bộ dữ liệu tồn kho được cập nhật tự động lên hệ thống quản lý của G.I.P, đồng bộ với tài khoản khách hàng.

Khách hàng có thể:

  • Xem tồn kho theo từng sản phẩm/SKU

  • Theo dõi luồng hàng xuất – nhập – tồn theo thời gian thực

  • Thiết lập cảnh báo tồn kho thấp

GIP lưu kho và quản lý tồn bằng công nghệ hiện đại
GIP lưu kho và quản lý tồn bằng công nghệ hiện đại

3. Tiếp nhận đơn hàng bằng nhiều nguồn

Khi có khách đặt mua sản phẩm (qua Shopee, TikTok Shop, website…), đơn hàng sẽ tự động đổ về hệ thống GIP thông qua kết nối API.

G.I.P hỗ trợ đồng bộ đơn từ nhiều nguồn như:

  • Sàn TMĐT: Shopee, Lazada, TikTok Shop…

  • Website riêng: WooCommerce, Haravan, Shopify…

  • Tích hợp trực tiếp qua API

4. Xử lý đơn và đóng gói

Ngay khi đơn hàng được tạo thành công, bộ phận vận hành GIP sẽ:

  • In mã vận đơn và phiếu đóng gói

  • Pick hàng đúng SKU – đúng số lượng

  • Kiểm tra lại một lần trước khi đóng gói

Quy chuẩn đóng gói của GIP

Tùy theo yêu cầu sản phẩm, GIP có thể:

  • Đóng gói tiêu chuẩn (bao bì cơ bản, chống sốc)

  • Đóng gói thương hiệu riêng (custom logo, card cảm ơn…)

  • Dán tem mác, phân loại đặc biệt theo chiến dịch

Mọi thao tác được ghi nhận vào hệ thống theo mã đơn hàng.

5. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi hoàn tất đóng gói, đơn sẽ được phân loại theo khu vực và bàn giao cho các đối tác vận chuyển của G.I.P, như:

  • Nội địa: Flash, Ninja Van, J&T, GHTK…

  • Xuyên biên giới: AirAsia Cargo, Kerry, LWE…

Toàn bộ trạng thái đơn sẽ được cập nhật liên tục: đã lấy – đang giao – giao thành công – giao thất bại – hoàn hàng.

6. Theo dõi, đối soát và hỗ trợ sau giao

Theo dõi đơn hàng

Khách hàng có thể truy cập dashboard để theo dõi:

  • Tình trạng từng đơn

  • Tỉ lệ giao thành công (D+1, D+2…)

  • Tỉ lệ hoàn hàng

Theo dõi, đối soát và hỗ trợ sau giao
Theo dõi, đối soát và hỗ trợ sau giao

Đối soát minh bạch

GIP thực hiện đối soát đơn theo chu kỳ (tuần/tháng), thống kê chi tiết:

  • Số lượng đơn xử lý

  • Đơn thành công, đơn hoàn

  • Chi phí fulfillment và vận chuyển

Khách hàng có thể tải về file đối soát rõ ràng theo từng mốc thời gian.

Lợi thế từ quy trình xử lý đơn hàng GIP

Tiêu chí Giá trị mang lại
Tự động hóa toàn bộ quy trình Giảm lỗi, tiết kiệm thời gian
Minh bạch trạng thái từng đơn Dễ kiểm soát hiệu suất
Tùy chỉnh linh hoạt theo mô hình bán Phù hợp từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn
Kết nối nhiều sàn, nhiều kho Quản lý tập trung trên 1 hệ thống

Kết luận

Quy trình xử lý đơn hàng GIP được thiết kế tối ưu cho nhu cầu vận hành hiện đại: chính xác – nhanh chóng – minh bạch – linh hoạt. Với hệ thống công nghệ mạnh mẽ, đội ngũ vận hành chuyên nghiệp và khả năng tùy biến theo từng mô hình kinh doanh, GIP Fulfillment là lựa chọn đáng tin cậy để các seller và doanh nghiệp TMĐT tăng trưởng bền vững tại thị trường Đông Nam Á.

Đừng quên theo dõi blog của GIP để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kinh doanh online và giải pháp hậu cần Fulfillment nhé!

“Hãy coi mỗi quốc gia Đông Nam Á như một tỉnh thành – vì rào cản giờ đây chỉ còn trong tư duy. Bán hàng xuyên biên giới không khó, nếu bạn có đúng người đồng hành”

-Loki Trần, Founder GIP-

𝐆𝐈𝐏 𝐅𝐮𝐥𝐟𝐢𝐥𝐥𝐦𝐞𝐧𝐭 – Cung cấp các giải pháp toàn diện và hiệu quả, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình vươn xa và khẳng định vị thế trên thị trường quốc tế.

Liên hệ ngay với chúng tôi

Hotline: 037.234.5694

Website: gipfulfillment.com 

Fanpage: G.I.P VIỆT NAM