Quy trình fulfillment: Từ nhập hàng đến giao đến tay khách

Đằng sau mỗi đơn hàng được giao đến tay người nhận một cách nhanh chóng và chính xác là cả một hệ thống fulfillment vận hành trơn tru. Vậy quy trình fulfillment bao gồm những bước nào và hoạt động cụ thể ra sao? Hãy cùng GIP tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về quy trình fulfillment

Một quy trình fulfillment cơ bản sẽ thay nhà bán hàng thực hiện toàn bộ các bước để xử lý và hoàn tất đơn hàng một cách nhanh chóng, chính xác – từ việc nhập kho, lưu trữ hàng hóa, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển đến tay người nhận cho đến hỗ trợ khiếu nại và xử lý đơn hoàn trả.

Tuy nhiên, cách thức triển khai chi tiết từng bước trong quy trình này có thể khác nhau, tùy thuộc vào dịch vụ mà đơn vị fulfillment cung cấp và gói dịch vụ mà nhà bán hàng lựa chọn. Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động cụ thể của quy trình fulfillment, bạn hãy tiếp tục theo dõi phần nội dung dưới đây nhé.

2. Quy trình fulfillment chuyên nghiệp

2.1. Tiếp nhận hàng hóa từ phía người bán

Bước đầu tiên trong quy trình fulfillment là tiếp nhận hàng hóa từ nhà bán. Tại đây, đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment sẽ tiến hành kiểm tra đầy đủ các thông tin liên quan đến sản phẩm như: số lượng, chủng loại, tình trạng và chất lượng hàng hóa. Sau khi xác nhận, hàng sẽ được nhập kho và sắp xếp lưu trữ theo đúng quy chuẩn để sẵn sàng cho các bước xử lý đơn tiếp theo.

Người bán có thể là doanh nghiệp, công ty hoặc nhà sản xuất sở hữu hàng hóa và chủ động gửi về kho fulfillment. Tuy nhiên, cũng có trường hợp người bán không trực tiếp nắm giữ hàng tồn kho. Thay vào đó, họ chỉ gửi thông tin đơn hàng của khách hàng cho đơn vị fulfillment, và đơn vị này sẽ đảm nhận toàn bộ quá trình xử lý và hoàn tất đơn hàng. Đây là hình thức phổ biến trong các mô hình kinh doanh dropshipping hoặc phân phối trung gian, giúp người bán tối ưu vận hành mà không cần đầu tư kho bãi hay quản lý hàng hóa trực tiếp.

2.2. Lưu kho và quản lý hàng tồn kho

Sau khi hoàn tất việc kiểm kê và đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa với nhà bán, bước tiếp theo trong quy trình fulfillment là tiến hành sắp xếp và bố trí hàng hóa vào kho. Hàng hóa sẽ được phân loại và đặt lên kệ theo một hệ thống khoa học, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần xử lý đơn hàng. Việc sắp xếp này không chỉ dựa trên mã sản phẩm hay chủng loại, mà còn cần tính đến đặc điểm bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc các điều kiện đặc thù để đảm bảo chất lượng hàng hóa được giữ ổn định trong suốt thời gian lưu kho.

Dịch vụ Fulfillment là gì — Lưu kho và quản lý hàng tồn kho

Bên cạnh việc lưu trữ, đơn vị fulfillment cũng thực hiện kiểm tra kho định kỳ để kiểm soát các mặt hàng có số lượng tồn kho thấp, cần bổ sung sớm; đồng thời phát hiện những sản phẩm tồn lâu dễ hư hỏng, sắp hết hạn hoặc khó tiêu thụ để có hướng xử lý kịp thời. Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp và gửi đến nhà bán hàng, giúp họ chủ động lên kế hoạch bổ sung, điều chỉnh giá, khuyến mãi hoặc xả hàng để tối ưu tồn kho và tăng hiệu quả kinh doanh.

2.3. Xử lý đơn hàng theo các kênh bán

Khách hàng sẽ đặt hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như Website, Facebook, Zalo, Instagram, TikTok, hoặc trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Shopify, TikTok Shop,… tùy vào kênh mà người bán đang triển khai.

Họ sẽ dựa vào mã đơn, vị trí lưu trữ trên hệ thống để đến đúng kệ và chọn chính xác từng sản phẩm, đúng loại, đúng số lượng theo yêu cầu đơn hàng. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và không xảy ra nhầm lẫn trước khi chuyển sang khâu đóng gói.

2.4. Đóng gói hàng hóa theo quy trình chuẩn của fulfillment

Khi đơn hàng được tạo, người bán sẽ chuyển thông tin đơn hàng cho đơn vị fulfillment thông qua hệ thống quản lý tích hợp hoặc bằng phương pháp thủ công (tùy theo hình thức hợp tác). Sau khi tiếp nhận dữ liệu đơn hàng, nhân viên fulfillment sẽ xác nhận lại thông tin với người bán hoặc người đặt hàng nếu cần, sau đó tiến hành “picking” – lấy hàng.

2.5. Lựa chọn đối tác vận chuyển phù hợp

Sau khi hoàn tất bước lấy hàng, nhân viên fulfillment sẽ chuyển sang khâu đóng gói sản phẩm theo đúng quy trình tiêu chuẩn. Tùy vào tính chất từng loại hàng hóa – như hàng dễ vỡ, hàng điện tử, hàng cồng kềnh hay các sản phẩm đặc thù – đơn vị fulfillment sẽ lựa chọn chất liệu đóng gói phù hợp (bọt khí, hộp carton, túi chống sốc, thùng chuyên dụng…) để đảm bảo sản phẩm luôn được bảo vệ tối đa trong quá trình vận chuyển. Nếu người bán có yêu cầu riêng về bao bì (in logo, gắn thiệp, dùng túi thương hiệu…), đội ngũ vận hành cũng sẽ thực hiện theo đúng hướng dẫn.

Cuối cùng, đơn hàng được niêm phong chắc chắn, dán tem, mã vận đơn và đầy đủ thông tin giao nhận để chuyển sang khâu giao hàng. Tại các trung tâm fulfillment chuyên nghiệp, khâu đóng gói được kiểm tra nghiêm ngặt với quy trình kiểm soát chất lượng rõ ràng nhằm đảm bảo không xảy ra sai sót hay thất thoát hàng hóa. Điều này mang đến sự an tâm cho nhà bán hàng và nâng cao trải nghiệm của người mua khi nhận được sản phẩm đúng – đủ – đẹp.

2.6. Giao hàng tới tay người nhận

Vận chuyển là bước kế cuối trong quy trình fulfillment, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đơn hàng đến đúng người, đúng địa chỉ và đúng thời gian cam kết. Sau khi hoàn tất đóng gói, đơn hàng sẽ được bàn giao cho các đối tác vận chuyển (nội vùng hoặc liên vùng, tùy thuộc địa chỉ khách hàng).

Ở bước này, người bán cần chủ động theo dõi trạng thái đơn hàng thông qua hệ thống quản lý đơn hàng hoặc các công cụ tracking được đơn vị fulfillment cung cấp. Việc cập nhật thông tin vận chuyển và chủ động thông báo đến khách hàng giúp người nhận nắm bắt được lộ trình, sẵn sàng nhận hàng và tăng tỷ lệ giao thành công.

Bên cạnh đó, theo dõi sát tiến trình vận chuyển cũng giúp nhà bán và đơn vị fulfillment phát hiện sớm các sự cố phát sinh như đơn bị giao chậm, giao sai, khách không nhận… để kịp thời xử lý, giảm thiểu rủi ro hoàn hàng và duy trì trải nghiệm khách hàng tích cực.

2.7. Chăm sóc KH và xử lý đơn hàng

Đây là bước cuối trong quy trình fulfillment, đảm bảo trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng. Khi có đơn hàng bị trả lại do giao không thành công hoặc lỗi sản phẩm, đơn vị fulfillment sẽ tiếp nhận, kiểm tra tình trạng hàng, cập nhật tồn kho và xử lý theo chính sách hoàn trả đã thỏa thuận với nhà bán. Đồng thời, hỗ trợ phản hồi khiếu nại và chăm sóc khách sau mua như gửi tin nhắn cảm ơn, khảo sát đánh giá để tăng mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng.

3. Công cụ hỗ trợ quản lý đơn hàng cho quy trình fulfillment

3.1. Hệ thống quản lý đơn hàng trong fulfillment

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng đơn theo thời gian thực, tra cứu – sắp xếp hóa đơn và kiểm soát quy trình xử lý tập trung, chuyên nghiệp hơn. Nhờ khả năng cập nhật dữ liệu tự động và kết nối với các đơn vị vận chuyển phù hợp, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.

3.2. Hệ thống quản lý kho hàng trong fulfillment

Công cụ quản lý kho hỗ trợ theo dõi tồn kho, lượng hàng cần bổ sung, đơn nhập – xuất – giao hàng một cách chính xác. Ngoài ra, hệ thống còn giúp tối ưu cách sắp xếp hàng hóa và không gian kho, đảm bảo việc lưu trữ và truy xuất sản phẩm nhanh chóng, hợp lý và hiệu quả.

Đừng quên theo dõi blog của GIP Fulfillment để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kinh doanh online và giải pháp hậu cần Fulfillment nhé!

“Hãy coi mỗi quốc gia Đông Nam Á như một tỉnh thành – vì rào cản giờ đây chỉ còn trong tư duy. Bán hàng xuyên biên giới không khó, nếu bạn có đúng người đồng hành”

-Loki Trần, Founder GIP-

𝐆𝐈𝐏 𝐅𝐮𝐥𝐟𝐢𝐥𝐥𝐦𝐞𝐧𝐭 – Cung cấp các giải pháp toàn diện và hiệu quả, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình vươn xa và khẳng định vị thế trên thị trường quốc tế.

Liên hệ ngay với chúng tôi

Hotline: 037.234.5694

Website: gipfulfillment.com

Fanpage: G.I.P VIỆT NAM