Là chủ doanh nghiệp, việc tìm nguồn cung cấp các sản phẩm tiêu dùng đóng gói (CPG) để bày bán trên kệ hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của cửa hàng bạn. Nếu không có sản phẩm phù hợp, bạn sẽ không có khách hàng – mà không có khách hàng thì cũng không thể duy trì doanh nghiệp.
Trong bài viết này, GIP sẽ phân tích khái niệm “tìm nguồn hàng”, khám phá những lợi ích và thách thức của quá trình này, đồng thời hướng dẫn bạn cách tìm nguồn cung ứng sản phẩm hiệu quả chodoanh nghiệp của mình nhé!
1. Tìm nguồn hàng là gì?
Tìm nguồn hàng là quá trình tìm kiếm và mua sản phẩm để bán trong cửa hàng hoặc trên các nền tảng kinh doanh online. Quá trình này bao gồm việc xác định sản phẩm phù hợp, lựa chọn nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất uy tín, thương lượng giá cả và đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng cũng như thời gian giao hàng.
2. Những thách thức phổ biến khi tìm nguồn hàng
Mặc dù việc tìm nguồn hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại điện tử của bạn, quá trình này thường gặp phải nhiều khó khăn. Dưới đây là một số thách thức lớn nhất mà bạn có thể đối mặt khi tìm kiếm nguồn cung sản phẩm
2.1. Nguồn hàng nhà cung cấp không đáng tin cậy
Việc tìm được nhà cung cấp có sản phẩm bạn muốn bán là chưa đủ; điều quan trọng hơn là họ phải có khả năng giao hàng đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng thời gian và vẫn đảm bảo chất lượng ổn định.
Rất nhiều thương hiệu ban đầu nghĩ rằng mình đã tìm được nhà cung cấp phù hợp, nhưng sau một thời gian lại gặp phải các vấn đề như giao hàng chậm trễ, thiếu hàng hoặc chất lượng không đồng đều, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
2.2. Thách thức trong quản lý chi phí khi tìm nguồn hàng
Việc thương lượng mức giá hợp lý với nhà cung cấp không hề dễ dàng, bởi bạn cần phải duy trì sự cân bằng giữa chất lượng sản phẩm và khả năng tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, giá cả còn có thể thay đổi theo biến động của nhiều yếu tố như thuế quan, giá nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển và tỷ giá hối đoái, khiến việc kiểm soát chi phí trở nên khó khăn hơn.
2.3. Vấn đề kiểm soát chất lượng khi tìm nguồn hàng
Duy trì tiêu chuẩn chất lượng đồng đều giữa nhiều nhà cung cấp là một thách thức lớn, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với những nhà cung cấp không ổn định.
Bạn cần phát hiện sớm lỗi sản phẩm và các vấn đề liên quan đến chất lượng ngay từ đầu chuỗi cung ứng, đồng thời chủ động xử lý trước khi chúng ảnh hưởng đến khách hàng cuối. Việc này càng trở nên phức tạp khi số lượng nhà cung cấp tăng lên.
Ngoài ra, để triển khai các biện pháp kiểm soát chất lượng hiệu quả, bạn có thể cần đến kiến thức chuyên sâu và nguồn lực đáng kể.
2.4. Gián đoạn chuỗi cung ứng khi tìm nguồn hàng
Tình trạng thiếu hụt lao động, biến động địa chính trị, các điểm nghẽn bất ngờ trong vận hành, hay thiên tai đều có thể gây ra gián đoạn trong quá trình tìm nguồn hàng.
Những sự cố này có thể dẫn đến thiếu hàng, chậm trễ giao nhận, khiến bạn không thể có được sản phẩm cần thiết đúng thời điểm, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
3. Có thể tìm nguồn hàng từ đâu?
Việc tìm được nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp không hề đơn giản. Số lượng nhà cung cấp trên toàn thế giới là vô cùng lớn – và đối với các nhà bán lẻ, không có một nhà cung cấp nào có thể cung cấp tất cả các sản phẩm mà bạn cần để lấp đầy kệ hàng và đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo nguồn hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của chính mình, dù bạn đang vận hành một cửa hàng nhỏ, một gian hàng online hay thậm chí là một sàn thương mại điện tử.
Chính vì vậy, khi tìm kiếm nhiều nhà cung cấp sản phẩm, bạn nên khai thác nhiều kênh và nguồn khác nhau để mở rộng cơ hội và lựa chọn được những nhà cung ứng phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh.
3.1. Tìm nguồn hàng Online
Dường như ngày nay, mọi thứ đều bắt đầu từ trực tuyến – và việc tìm nguồn hàng cũng không ngoại lệ.
Khi tìm kiếm nguồn hàng cho doanh nghiệp bán lẻ của bạn trên mạng, có hai lựa chọn chính: trang web của nhà cung cấp và các nền tảng cung cấp trực tuyến.
Mặc dù hiện nay hầu hết doanh nghiệp đều có mặt trực tuyến, nhưng việc tìm đúng sản phẩm phù hợp cho doanh nghiệp chỉ bằng cách lục lọi từng trang web rất tốn thời gian và mệt mỏi. Một lần tìm kiếm sản phẩm có thể cho ra hàng ngàn kết quả.
Tuy nhiên, sự ra đời của các nền tảng giúp đơn giản hóa việc tìm nguồn hàng đã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn cho cả người mua và nhà cung cấp. Ví dụ, khi sử dụng nền tảng như RangeMe, các nhà bán lẻ có thể đăng nhập và nhập các tiêu chí tìm kiếm cụ thể về loại sản phẩm mới họ đang tìm. Với hơn 200.000 thương hiệu trong hệ thống, kết quả trả về là những nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của họ, và trong nhiều trường hợp đã được RangeMe xác minh để nhà bán lẻ có thể yên tâm rằng những nhà cung cấp này có khả năng đáp ứng nhu cầu ngay từ đầu.
3.2. Đến hội chợ thương mại tìm nguồn hàng
Mặc dù số lượng người tham dự hội chợ thương mại đã giảm trong những năm gần đây, nhưng các sự kiện này vẫn là một nguồn quan trọng và hiệu quả để người mua tìm hiểu và nhập hàng mới. Hội chợ thương mại giúp người mua có cơ hội tiếp cận thông tin ngay lập tức, trực tiếp xem sản phẩm và xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.
Ngoài ra, hội chợ thương mại còn giúp người mua bán lẻ nắm bắt trước các xu hướng mới nhất, từ đó đảm bảo có thể nhập đủ những sản phẩm “hot” hiện tại và trong tương lai.
3.3. Tìm nguồn hàng trực tiếp từ nhà sản xuất
Nhà sản xuất tự mình sản xuất hàng hóa, vì vậy việc tìm nguồn hàng trực tiếp từ họ sẽ giúp bạn loại bỏ được các khâu trung gian. Điều này thường giúp bạn có được mức giá tốt hơn, đặc biệt là với các chiết khấu khi mua số lượng lớn mà họ có thể cung cấp.
Mặc dù có thể yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu cao hơn, làm việc trực tiếp với nhà sản xuất sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn về chất lượng và khả năng tùy chỉnh sản phẩm. Các danh bạ trực tuyến và hội chợ thương mại là một trong những cách tốt nhất để kết nối với các nhà sản xuất.
3.4. Tìm nguồn hàng từ nhà bán sỉ
Nhà bán sỉ mua số lượng lớn sản phẩm từ nhà sản xuất và sau đó bán lại cho các nhà bán lẻ. Trong trường hợp này, họ tận dụng được các chiết khấu khi mua số lượng lớn từ nhà sản xuất, nhờ đó có thể cung cấp sản phẩm với giá thấp hơn trên mỗi đơn vị.
Họ cũng có khả năng xử lý các đơn hàng lớn, đảm bảo nguồn hàng luôn ổn định. Nhiều nhà bán sỉ còn có hệ thống logistics đã được thiết lập sẵn, giúp đơn giản hóa quy trình tìm nguồn hàng cho bạn.
3.5. Cắt giảm khâu tìm nguồn hàng bằng cách “hand made” (DIY)
Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp tự làm (DIY), tức là kết hợp nhiều cách tìm nguồn hàng khác nhau để tạo ra giải pháp phù hợp nhất. Bạn có thể lựa chọn:
-
Làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
-
Hợp tác với các nghệ nhân địa phương.
-
Tìm nguồn hàng từ các chợ thương mại điện tử.
-
Mua trực tiếp từ nhà sản xuất.
-
Tìm đối tác bán sỉ cho từng nhóm sản phẩm khác nhau.
Mục tiêu là tìm ra sự kết hợp các nguồn cung phù hợp với nhu cầu kinh doanh riêng biệt của bạn. Cách làm này rất phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh đa dạng sản phẩm hoặc hoạt động trong các ngách thương mại điện tử rất cụ thể.
Đồng thời, đây cũng là cách quan trọng để xây dựng một chuỗi cung ứng đáng tin cậy và linh hoạt hơn, giúp bạn đa dạng hóa nguồn hàng và đảm bảo an toàn khi xảy ra các gián đoạn.
4. 6 bước để tìm nguồn hàng thành công
Việc tìm kiếm sản phẩm mới có thể khiến bạn cảm thấy quá tải — bởi nó không đơn giản chỉ là chọn một sản phẩm tốt rồi đưa lên kệ. Tuy nhiên, các nhà bán lẻ có thể thực hiện quy trình này một cách trơn tru bằng cách làm theo các bước sau:
4.1. Nghiên cứu sản phẩm trước khi tìm nguồn hàng
Trước hết, bạn cần hiểu rõ về sản phẩm. Nghiên cứu thị trường là yếu tố then chốt để thành công; nếu tìm nguồn hàng mà không nghiên cứu kỹ, bạn đang tự đẩy mình vào thất bại.
Nghiên cứu nên toàn diện, có thể bao gồm:
-
Dữ liệu bán hàng: Các con số từ từng cửa hàng đang cho bạn thấy điều gì? Có đủ nhu cầu để thúc đẩy doanh số và tăng trưởng chung không, hay sản phẩm sẽ phù hợp hơn ở một số cửa hàng nhất định?
-
Nhu cầu người tiêu dùng: Khách hàng đang tìm kiếm gì? Họ nói gì trên mạng xã hội, phản hồi qua khảo sát ra sao, quan tâm đến chủ đề nào? Và những gì họ nói có đúng với hành vi mua hàng không?
-
Xu hướng thị trường: Những xu hướng nào đang nổi bật trong ngành hàng bạn nhắm đến? Có thương hiệu nào đang dẫn đầu những xu hướng đó không? Xu hướng đó có lan sang các ngành khác không?
Với những thông tin này, bạn sẽ đưa ra quyết định chính xác hơn khi bắt đầu liên hệ với nhà cung cấp. Bạn càng hiểu rõ sản phẩm mình cần, kết quả sẽ càng tốt.
4.2. Liên hệ với các nhà cung cấp nguồn hàng tiềm năng
Trước khi liên hệ, bạn cần xác định rõ ràng bạn đang cần gì. Bên cạnh việc đã nghiên cứu kỹ, bạn cũng nên xác định mục tiêu của lần liên hệ đầu tiên này: bạn đang cần thông tin? cần mẫu thử? hay muốn đặt hàng cụ thể?
Đây cũng là lúc bạn có thể tận dụng các mối quan hệ từ hội chợ thương mại, hoặc kết nối qua các nền tảng như RangeMe, giúp bạn vừa tìm sản phẩm vừa chủ động liên hệ nhà cung cấp chỉ trong một nền tảng duy nhất.
4.3. Yêu cầu mẫu thử của nguồn hàng
Bạn có lái thử ô tô trước khi mua không? Gần như chắc chắn là có. Với sản phẩm, nguyên tắc cũng tương tự: không nên nhập hàng khi chưa thử mẫu.
Khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn nên yêu cầu mẫu thử để:
-
Nhận phản hồi từ đội ngũ nội bộ,
-
Trực tiếp đánh giá sản phẩm,
-
Kiểm tra cách nhà cung cấp xử lý đơn đầu tiên.
Việc này giúp bạn kiểm tra chất lượng sản phẩm và độ chuyên nghiệp của nhà cung cấp, và là một phần quan trọng trong chiến lược tìm nguồn hàng.
4.4. Chọn nhà cung cấp để chạy thử đơn hàng
Khi tìm được sản phẩm tiềm năng, bạn nên tiến hành chạy thử đơn hàng (trial run). Điều này có thể là nhập một số lượng nhất định để bán thử ở một vài cửa hàng, hoặc chỉ thử một số sản phẩm nhất định từ danh mục của nhà cung cấp.
Hãy đặt các tiêu chí rõ ràng cho đơn hàng thử, như:
-
Thời gian thử nghiệm,
-
Tỷ lệ bán hàng mong muốn,
-
Phản hồi từ khách hàng.
4.5. Đánh giá nhà cung cấp
Sau khi kết thúc đơn hàng thử, bạn cần đánh giá toàn diện để quyết định có nên hợp tác lâu dài hay không.
Một số câu hỏi cần cân nhắc:
-
Sản phẩm có đạt kỳ vọng không? Có vượt hay không đạt mục tiêu không?
-
Người tiêu dùng phản hồi thế nào?
-
Nhà cung cấp có giao hàng đúng hẹn, đủ số lượng, đúng chất lượng không?
-
Giao tiếp có rõ ràng và chuyên nghiệp không? Giá cả có đúng như báo giá không?
Nếu quyết định không hợp tác, hãy phản hồi một cách thành thật và mang tính xây dựng để đôi bên hiểu rõ lý do và học hỏi cho các lần sau.
4.6. Luôn có phương án dự phòng
Doanh nghiệp có thể sáp nhập, dừng hoạt động, hàng hóa có thể khan hiếm, hoặc chất lượng sản phẩm có thể giảm sút. Trong thị trường hàng tiêu dùng nhanh (CPG), mọi thứ thay đổi rất nhanh — và người tiêu dùng không thích sự thiếu hụt bất ngờ.
Vì vậy, điều quan trọng là các nhà bán lẻ phải luôn có phương án dự phòng, tức là có từ 2 nhà cung cấp trở lên cho cùng một loại sản phẩm. Điều này không chỉ đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn, mà còn giữ vững lòng tin từ phía khách hàng.
5. Lợi ích của việc có nhiều nguồn hàng sản phẩm
Khi tìm nguồn hàng, các nhà bán lẻ không muốn bị phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp duy nhất, người có thể kiểm soát toàn bộ điều kiện và giá cả. Điều quan trọng nhất đối với các nhà bán lẻ là đảm bảo có sẵn những sản phẩm mà khách hàng mong muốn trên kệ, và để làm được điều đó, họ có thể cần hợp tác với các đại lý tìm nguồn hàng hoặc chủ động tìm nhiều nhà cung cấp cho cùng một loại sản phẩm.
Và điều đó hoàn toàn không có gì sai — ngược lại, chiến lược đa dạng hóa nguồn cung mang lại rất nhiều lợi ích:
5.1. Nhiều nguồn hàng giá tốt hơn
Khi có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh, bạn có nhiều cơ hội thương lượng để giảm chi phí sản phẩm, từ đó tăng biên lợi nhuận cho doanh nghiệp.
5.2. Bảo hiểm cho nguồn hàng
Nếu một nhà cung cấp gặp sự cố về nguyên liệu, linh kiện hoặc vận chuyển, điều đó có thể dẫn đến chậm hàng, chi phí logistics tăng hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng. Nhưng nếu bạn có nhiều hơn một nhà cung cấp cho cùng một sản phẩm, bạn sẽ giảm thiểu nguy cơ thiếu hàng và luôn duy trì nguồn cung ổn định.
5.3. Kiểm soát chất lượng tốt hơn
Khi có từ hai nhà cung cấp trở lên cho cùng một sản phẩm, bạn có thể so sánh chất lượng sản phẩm giữa các bên một cách dễ dàng và nhanh chóng, đảm bảo rằng tất cả đều đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã đặt ra từ đầu.
