Bạn là seller chinh chiến trên các sàn TMĐT? Chắc hẳn rằng, quản ly hàng tồn kho đang là nỗi lo lớn của đa số nhiều người. Cùng GIP tìm hiểu các tips quản lý hàng tồn kho hiệu quả dưới đây nhé!
1. Hàng tồn kho là gì?
Theo wikipedia,
Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho (tiếng Anh – Anh: stock; tiếng Anh – Mỹ: inventory), là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang (bán thành phẩm) đang được một doanh nghiệp giữ trong kho.
Quản lý hàng tồn kho là một lĩnh vực có chức năng chính là xác định hình dạng và vị trí của hàng hóa lưu kho. Nó được yêu cầu tại các địa điểm khác nhau tại một cơ sở hoặc trong nhiều địa điểm của một mạng lưới cung cấp để đi trước quá trình sản xuất và dự trữ nguyên liệu thường xuyên và theo kế hoạch.
2. Tại sao cần quản lý hàng tồn kho
2.1. Giảm thiểu tình trạng hết hàng và thiếu hàng không kiểm soát
Kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giúp nhà bán nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng, cung cấp đủ thông tin số lượng hàng hóa trong kho.
Bộ phận quản lý kho có thể sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý hàng tồn kho, giúp kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho. Giúp doanh nghiệp đảm bảo lượng vốn cho sản phẩm bán chạy luôn lớn hơn lượng vốn hàng tồn kho.
2.2. Tối ưu biên độ lợi nhuận cho gian hàng
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ cắt giảm chi phí tồn kho tối đa. Đồng thời sẽ đáp ứng số lượng hàng cho các đơn hàng. Kèm theo đó, biên độ lợi nhuận của doanh nghiệp, các nhà bán lẻ sẽ được cải thiện đáng kể.
2.3. Tăng hiệu suất bán hàng đa kênh hơn
Nếu bạn bán 1-3 mặt hàng thì việc quản lý tồn kho không có gì để nói. Nhưng nếu bạn kinh doanh hàng trăm mặt hàng hay tố thiểu 10 mặt hàng thì việc quản lý hàng tồn lại là vấn đề lớn.
Khi seller tích hợp giải pháp quản lý hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp sử dụng tối ưu lượng hàng hóa tại các điểm bán khác nhau, nhằm giúp sản phẩm được giới thiệu đến người tiêu dùng nhanh chóng hơn.
2.4. Giúp tinh gọn các hoạt động vận hành
Tất nhiên rồi, nếu quản lý hàng tồn kho theo phương pháp chuẩn thì sẽ giúp bạn tinh gọn các hoạt động vận hành thay vì rối bời và sai sót ở khâu kiểm soát số lượng. Ngoài ra, việc nhận, thực hiện và vận chuyển đơn hàng sẽ diễn ra thuận lợi và giảm tối đa các sai sót không đánh có trong bộ máy vận hành.
Cùng GIP tìm hiểu thêm quy trình vận hành quản lý hàng tồn kho như thế nào nhé!
3. Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quy trình quản lý kho hàng hóa tiêu chuẩn gồm 7 bước cơ bản dưới đây:
Bước 1: Nhập kho.
Đây là giai đoạn tiếp nhận và kiểm tra kỹ càng số lượng, chất lượng, trọng lượng và kích thước của từng kiện hàng trước khi đưa vào kho. Trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, các chủ shop nên yêu cầu họ dán nhãn sản phẩm (mã QR hoặc mã vạch) để thuận tiện trong việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa.
Bước 2: Lưu kho.
Người bán nên cân nhắc các tiêu chí như mặt hàng bán chạy hoặc cần được bán sớm để xác định vị trí lưu trữ phù hợp, nhằm tối ưu thời gian tìm kiếm, đóng gói và giao hàng.
Bước 3: Lấy hàng.
Trước khi xuất kho, hàng hóa cần được kiểm kê cẩn thận bởi nhân viên kho. Chủ shop nên tiến hành thống kê số lượng, màu sắc, kích thước của hàng hóa (theo từng đơn hàng hoặc nhóm sản phẩm) để đảm bảo chính xác khi xuất kho.
Bước 4: Xuất kho.
Khi đã kiểm tra đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hóa đúng với yêu cầu, chủ shop sẽ xuất kho và thực hiện đóng gói, vận chuyển đến địa chỉ khách hàng cung cấp.
Bước 5: Xử lý hàng hoàn (nếu có).
Bước này không phải lúc nào cũng xuất hiện trong quy trình quản lý kho. Nó chỉ được áp dụng khi khách hàng trả lại sản phẩm vì không phù hợp nhu cầu. Tùy vào chính sách của từng cửa hàng mà quy trình hoàn hàng có thể khác nhau. Do đó, chủ shop cần thông báo rõ ràng ngay từ lúc đặt hàng để khách hàng nắm rõ.
Bước 6: Kiểm kê hàng tồn.
Sau khi hoàn thành các công việc trên, chủ shop cần kiểm kê lại số lượng hàng tồn kho. Đây là công việc nên làm hằng ngày để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng đối chiếu khi phát sinh vấn đề.
Bước 7: Thống kê và báo cáo.
Đây là bước giúp chủ shop lên kế hoạch nhập hàng hoặc thanh lý kịp thời, từ đó tối ưu nguồn vốn và tránh chi phí lưu kho không cần thiết.
4. Tips quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho seller TMĐT
Không chỉ nắm rõ quy trình quản lý kho, các chủ shop cũng nên lưu ý những phương pháp quản lý kho hiệu quả dưới đây để hoạt động kinh doanh vận hành trơn tru:
4.1 Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc 5S
Phương pháp 5S gồm 5 bước: Sort – Sàng lọc, Set – Sắp xếp, Shine – Dọn sạch, Standardize – Chuẩn hóa, Sustain – Duy trì. Áp dụng phương pháp này giúp chủ shop dễ dàng tìm kiếm sản phẩm và quản lý xuất – nhập kho chính xác.
4.2 Áp dụng nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO)
Phương pháp FIFO đảm bảo sản phẩm nào nhập trước sẽ được xuất ra trước, tránh hàng tồn quá lâu gây hư hỏng, đặc biệt với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ lỗi thời như bánh kẹo, quần áo, thiết bị công nghệ.
4.3 Thiết lập mức tồn kho tối thiểu
Chủ shop nên duy trì một mức tồn kho tối thiểu để đảm bảo luôn có hàng sẵn sàng phục vụ khách. Việc xác định mức này không quá phức tạp, chỉ cần dựa vào số lượng đơn hàng trung bình, lượng hàng tồn thực tế, và thời gian nhập hàng.
4.4 Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập kho
Việc theo dõi kỹ lưỡng số lượng hàng xuất – nhập, cả online và offline, giúp hạn chế tối đa sai sót và tránh thất thoát.
Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm quản lý liên kết với Giao Hàng Nhanh (GHN), chủ shop được cập nhật liên tục về số lượng, loại hàng và thông tin khách hàng, hỗ trợ nhập hàng và thanh lý hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống GHN giúp chủ shop dễ dàng đối soát COD, quản lý dòng tiền, theo dõi đơn hàng, xử lý phát sinh nhanh chóng và giảm tỷ lệ hoàn hàng.
4.5 Sử dụng phần mềm quản lý kho
Nhiều cửa hàng hiện nay chọn phần mềm quản lý kho để dễ dàng kiểm soát lượng hàng ra – vào kho, hỗ trợ bán hàng hiệu quả. Đặc biệt, khi liên kết phần mềm quản lý với GHN (như Sapo, Nhanh.vn, KiotViet), chủ shop dễ dàng nắm bắt thông tin hàng hóa, bán hàng thuận lợi và đạt doanh thu như mong đợi.
4.6 Chọn vị trí kho thuận tiện
Đặt kho ở vị trí dễ quan sát, dễ lấy hàng giúp chủ shop nhanh chóng xuất hàng và vận chuyển đến khách hàng kịp thời. Điều này cũng tăng tốc độ quyết định mua hàng của khách.
4.7 Quản lý kho bằng mã vạch
Sử dụng mã vạch giúp nhân viên nhanh chóng xác định vị trí lưu trữ hàng hóa, thông tin sản phẩm và số lượng tồn kho. Đồng thời, hạn chế sai sót khi nhập liệu lên phần mềm quản lý kho.
4.8 Áp dụng mô hình Lean Manufacturing
Mô hình Lean giúp tinh gọn quy trình quản lý kho, tiết kiệm chi phí nhân công và vận hành, đồng thời đảm bảo hàng hóa luôn được cung cấp kịp thời.
4.9 Phân loại hàng hóa theo nguyên tắc ABC
Nguyên tắc ABC phân loại hàng hóa dựa trên giá trị và tốc độ bán:
-
Nhóm A: sản phẩm giá trị cao, bán chậm → để sâu trong kho.
-
Nhóm B: giá trị trung bình, bán ổn định → sắp ở giữa.
-
Nhóm C: giá trị thấp, bán nhanh → đặt gần lối ra để tiện xuất kho.
4.10 Áp dụng nguyên tắc FEFO
Nguyên tắc FEFO (First Expired First Out) ưu tiên xuất kho những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn trước. Cách này giúp giảm thiểu hư hỏng, đảm bảo hàng hóa luôn đạt chất lượng khi giao cho khách.
4.11 Giảm hàng tồn bằng nguyên tắc JIT
Nguyên tắc JIT (Just In Time) giúp nhập hàng vừa đủ, đúng lúc theo nhu cầu khách hàng, đồng thời kích thích tiêu dùng, tối ưu doanh thu.
Tóm lại, quản lý kho là bước quan trọng giúp chủ shop duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Hãy thử áp dụng các phương pháp trên để đảm bảo luôn có hàng hóa sẵn sàng phục vụ khách hàng nhé!
5. Đơn vị hỗ trợ nhà bán vận hành và quản lý hàng tồn kho uy tín
Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận hành và quản lý hàng tồn kho uy tín, giúp chủ shop tối ưu quy trình kinh doanh và giảm thiểu rủi ro tồn kho. Một số cái tên nổi bật có thể kể đến:
-
GIP Fulfillment: Đây là đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ lưu kho, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và giao nhận toàn diện. GIP Fulfillment giúp chủ shop dễ dàng kiểm soát lượng tồn kho, đối soát COD, đồng thời hỗ trợ liên kết với các nền tảng thương mại điện tử để bán hàng đa kênh hiệu quả.
-
Boxme: Chuyên cung cấp giải pháp fulfillment, lưu trữ và xử lý đơn hàng. Boxme có hệ thống quản lý kho hàng thông minh, hỗ trợ tích hợp với các sàn TMĐT, giúp các shop vận hành kinh doanh dễ dàng hơn.
-
Sapo: Không chỉ là nền tảng quản lý bán hàng, Sapo còn cung cấp giải pháp quản lý tồn kho đồng bộ đa kênh, giúp chủ shop kiểm tra số lượng hàng tồn chính xác và kịp thời.
-
Nhanh.vn: Đây là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý bán hàng kết hợp quản lý kho chuyên nghiệp, giúp đồng bộ hóa thông tin hàng hóa, tránh sai sót khi xử lý đơn hàng.
-
KiotViet: Hệ thống quản lý kho thông minh của KiotViet giúp chủ shop dễ dàng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, hạn chế tối đa thất thoát.
Nhờ các dịch vụ của những đơn vị trên, chủ shop có thể giảm gánh nặng vận hành, tối ưu hóa nguồn lực và tập trung hơn vào hoạt động bán hàng để đạt doanh thu cao nhất.
Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện về quản lý hàng tồn kho. Đây là một phần không thể thiếu trong hành trình số hóa chuỗi cung ứng.
“ Vạn dặm bắt đầu từ những bước chân nhỏ nhất” – Liên hệ ngay GIP để bắt đầu hành trình thương mại điện tử thành công!
𝐆𝐈𝐏 𝐅𝐮𝐥𝐟𝐢𝐥𝐥𝐦𝐞𝐧𝐭 – Cung cấp các giải pháp toàn diện và hiệu quả, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình vươn xa và khẳng định vị thế trên thị trường quốc tế.
Liên hệ ngay với chúng tôi
Hotline: 037.234.5694
Website: gipfulfillment.com
Fanpage: G.I.P VIỆT NAM
