Cẩm nang quản lý rủi ro trong logistics: Thực trạng và mẹo giải pháp

Logistics? Mọi hoạt động logistics đều tồn tại những rủi ro nhất định. Điều này trực tiếp đe dọa tới quy trình vận hành và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Vì vậy, việc giảm thiểu các yếu tố rủi ro là điều tối quan trọng. Trong bài viết này, GIP sẽ cùng bạn khám phá khái niệm quản lý rủi ro trong logistics và các yếu tố liên quan.

Quản lý rủi ro trong logistics là gì

Quản lý rủi ro trong logistics là quá trình xác định và giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn có thể làm gián đoạn dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng của bạn.

Quản lý rủi ro trong logistics là một nhánh của quản lý rủi ro chuỗi cung ứng, nhưng nó tập trung riêng vào các rủi ro liên quan đến lĩnh vực logistics. Những rủi ro này bao gồm:

• Chiến lược logistics và thực hiện đơn hàng

• Quản lý kho bãi

• Hàng tồn kho

• Vận chuyển

• Hiệu suất của đơn vị vận chuyển

• Các vấn đề liên quan đến tuân thủ quy định

Mục tiêu của quản lý rủi ro trong logistics

1. Giảm thiểu sự chậm trễ 

Những gián đoạn trong quy trình logistics thương mại điện tử có thể gây ra sự chậm trễ, làm ảnh hưởng đến tiến độ và làm xáo trộn toàn bộ chuỗi cung ứng. Việc nhận diện trước các rủi ro và điểm nghẽn tiềm ẩn sẽ giúp bạn chủ động ứng phó và ngăn ngừa sự chậm trễ, từ đó đảm bảo quá trình logistics diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và hiệu quả hơn ở các bước tiếp theo.

2. Duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng

Các vấn đề về logistics là một trong những nguyên nhân chính gây ra gián đoạn và mất ổn định trong chuỗi cung ứng. Khi bạn giảm thiểu được những rủi ro đe dọa tính toàn vẹn của hoạt động logistics, bạn sẽ đảm bảo được dòng vận hành trơn tru và nâng cao sự ổn định trong hiệu suất chuỗi cung ứng tổng thể.

3. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Giao hàng đúng thời gian và chính xác là yếu tố then chốt tạo nên sự hài lòng của khách hàng. Khi bạn kiểm soát tốt các rủi ro logistics, bạn sẽ hạn chế được sự chậm trễ, gián đoạn hay sai sót trong quá trình giao hàng – từ đó bảo vệ và cải thiện trải nghiệm mua hàng cũng như mức độ hài lòng của khách hàng.

Các loại quản lý rủi ro logistics

Quản lý rủi ro chiến lược

Quản lý rủi ro chiến lược tập trung vào việc loại bỏ các rủi ro dài hạn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chiến lược logistics và thực hiện đơn hàng của doanh nghiệp. Ví dụ, các rủi ro chiến lược bao gồm:

• Phụ thuộc quá nhiều vào một kho hàng duy nhất

• Thiếu hoặc dự báo nhu cầu không chính xác

• Nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất không phù hợp

Điều quan trọng là phải dự đoán được nhu cầu logistics của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô, đồng thời chủ động giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn.

Chẳng hạn, để quản lý các rủi ro chiến lược như trên, bạn có thể lựa chọn lưu trữ hàng hóa tại nhiều trung tâm hoàn tất đơn hàng khác nhau, giúp hạn chế gián đoạn nếu có sự cố xảy ra với kho chính. Ngoài ra, bạn cũng có thể đầu tư vào phần mềm theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giúp bạn dự đoán nhu cầu và lên kế hoạch tồn kho chính xác hơn.

Quản lý rủi ro kho bãi và hàng tồn kho

Quản lý rủi ro kho bãi và hàng tồn kho tập trung vào việc giảm thiểu các rủi ro liên quan đến lưu trữ, mức tồn kho và độ chính xác trong quá trình hoàn tất đơn hàng.

Rủi ro về tồn kho bao gồm các vấn đề như dư thừa hàng hóa, dẫn đến quá tải kho, hoặc thiếu hụt hàng, gây ra tình trạng hết hàng.

Rủi ro về kho bãi lại liên quan đến sự thiếu hiệu quả trong vận hành tại kho hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng — ví dụ như việc lấy nhầm hàng (mis-picks), gây ra chậm trễ và ảnh hưởng tới các khâu khác trong chuỗi logistics.

Doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược quản lý rủi ro như phân bổ hàng tồn kho thông minh, giúp phân phối hàng hóa hiệu quả dựa trên nhu cầu thực tế.

Tự động hóa hệ thống quản lý kho (WMS) cũng là một giải pháp hiệu quả, giúp theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực và tự động gửi thông báo khi cần nhập thêm hàng.

Tương tự, WMS cho phép doanh nghiệp thiết lập nhiều lớp kiểm tra và đối chiếu trong các quy trình kho, từ đó giảm thiểu rủi ro lấy sai hàng (mis-picks).

Quản lý rủi ro vận chuyển và đơn vị giao nhận

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý rủi ro logistics chính là rủi ro liên quan đến vận chuyển và đối tác giao nhận. Nhóm rủi ro này tập trung vào việc kiểm soát các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, hiệu suất của đơn vị giao hàng và độ tin cậy trong việc giao nhận.

Đây là một trong những khu vực dễ gặp rủi ro nhất trong chuỗi logistics, với các tình huống phổ biến bao gồm:

• Chậm trễ và gián đoạn do thời tiết

• Đình công của đơn vị vận chuyển

• Biến động chi phí vận chuyển (có thể khiến chi phí logistics tăng cao)

• Hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Tuy nhiên, phần lớn các rủi ro này có thể được phòng tránh nếu doanh nghiệp có chiến lược phù hợp.

Ví dụ, chiến lược đa đối tác vận chuyển (multi-carrier) là một cách hiệu quả để giảm thiểu rủi ro, đồng thời sử dụng công nghệ tối ưu hóa lộ trình dựa trên AI giúp cải thiện hiệu suất giao hàng chặng cuối (last-mile delivery). Điều này cho phép doanh nghiệp chọn được tuyến đường giao hàng hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí và đảm bảo giao hàng nhanh hơn.

Ngoài ra, việc theo dõi vận chuyển theo thời gian thực cũng vô cùng cần thiết để duy trì tính minh bạch, đồng thời phát hiện và xử lý sớm các nguy cơ gây chậm trễ.

Quản lý rủi ro tuân thủ và pháp lý

Quản lý rủi ro tuân thủ và pháp lý tập trung vào việc tránh các rủi ro liên quan đến luật pháp, quy định và vận chuyển quốc tế. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp phục vụ khách hàng toàn cầu, vì vận chuyển xuyên biên giới đi kèm với nhiều yêu cầu tuân thủ khác nhau.

Không chỉ phải đối mặt với chậm trễ do thủ tục hải quan, doanh nghiệp còn có thể gặp hạn chế về xuất nhập khẩu, khiến quá trình vận hành trở nên phức tạp hơn. Ngoài ra, thuế nhập khẩu cao, biểu thuế, và các khoản phạt do không tuân thủ quy định cũng làm tăng mức độ rủi ro.

Chính vì vậy, việc tìm một đối tác 3PL có kinh nghiệm trong thực hiện đơn hàng quốc tế là điều cần thiết. Họ có thể thay bạn xử lý mọi khía cạnh phức tạp liên quan đến tuân thủ và quy định pháp lý.

Một giải pháp khác là cung cấp hình thức giao hàng DDP (Delivered Duty Paid) – giúp đơn giản hóa thủ tục hải quan và quá trình tuân thủ quy định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên đầu tư vào các công cụ quản lý chuỗi cung ứng có tính năng theo dõi tuân thủ, đảm bảo rằng mọi lô hàng đều được gửi đi kèm đầy đủ chứng từ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Quản lý rủi ro trong thực hiện đơn hàng

Quy trình hoàn tất đơn hàng cũng dễ gặp nhiều rủi ro, chủ yếu liên quan đến các hoạt động lấy hàng, đóng gói và vận chuyển trong kho. Việc thực hiện đơn hàng thủ công thường khiến thương hiệu dễ gặp phải các lỗi như lấy nhầm sản phẩm (mis-picks) hoặc đóng gói sai, không chỉ làm tăng tỷ lệ lỗi mà còn làm chậm thời gian xử lý đơn hàng.

Tuy nhiên, có một số cách để giảm thiểu rủi ro trong quy trình fulfilment:

Tự động hóa kho hàng (Warehouse automation)
Tự động hóa là bước quan trọng trong việc quản lý rủi ro hoàn tất đơn hàng. Việc tự động hóa một phần quy trình vận hành trong kho giúp tăng hiệu quả, giảm thiểu lỗi thủ công và đẩy nhanh tiến độ xử lý đơn.

Hệ thống quét mã vạch (Barcode scanning systems)
Hệ thống quét mã vạch cho phép thực hiện nhiều bước kiểm tra và đối chiếu xuyên suốt quá trình xử lý đơn hàng, từ đó giảm thiểu sai sót trong lấy và đóng gói sản phẩm.

Quản lý rủi ro trong logistics hoàn ngược

Mọi doanh nghiệp thương mại điện tử đều phải đối mặt với việc khách hàng trả hàng, vì vậy việc quản lý rủi ro trong quy trình logistics hoàn ngược là rất cần thiết. Mục tiêu chính là xử lý hàng hoàn một cách hiệu quả trong khi vẫn giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.

Một số rủi ro lớn liên quan đến việc trả hàng bao gồm:

• Tỷ lệ hoàn trả cao

• Chậm trễ trong việc nhập kho lại

• Xử lý hàng trả chậm, ảnh hưởng đến dòng tiền và tồn kho

Để giảm thiểu các rủi ro này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống xử lý hàng hoàn trơn tru. Nhiều doanh nghiệp hiện nay triển khai hệ thống trả hàng tự động để rút ngắn quy trình và duyệt hoàn tiền nhanh chóng cho khách hàng.

Ngoài ra, việc tối ưu hóa quy trình nhập lại hàng vào kho (restocking) cũng rất quan trọng, giúp nhanh chóng chuẩn bị hàng hóa để đưa trở lại thị trường.

Tác động của việc quản lý rủi ro logistics kém hiệu quả

Trong cuộc sống, đôi khi việc chấp nhận rủi ro là điều có thể chấp nhận được – nhưng không nên áp dụng điều đó trong logistics. Nếu thương hiệu của bạn bỏ qua việc quản lý rủi ro trong logistics, bạn có thể sẽ phải đối mặt với hàng loạt vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động vận hành, chuỗi cung ứng và hiệu quả kinh doanh.

Thiếu hiệu quả trong vận hành và hoàn tất đơn hàng

Việc không quản lý rủi ro khiến doanh nghiệp dễ gặp chậm trễ và gián đoạn, dẫn đến hiệu suất thấp trong quá trình hoàn tất đơn hàng và các hoạt động logistics khác.
Ví dụ: nếu không xử lý triệt để tình trạng lấy nhầm hàng (mis-picks), doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên làm lại đơn, gây mất thời gian và giảm hiệu quả.

Khách hàng không hài lòng

Quản lý rủi ro logistics kém thường dẫn đến giao nhầm hàng hoặc giao hàng trễ. Kết quả là khách hàng thường xuyên nhận đơn hàng không đúng hoặc phải trả lại hàng, từ đó làm giảm mức độ hài lòng và lòng tin đối với thương hiệu.

Mất doanh thu

Các rủi ro như hết hàng (stockouts) dẫn đến phải đặt hàng chờ (backorder) hoặc mất đơn hàng. Trong một số trường hợp, việc giao hàng chậm còn khiến khách hủy đơn.
Ngoài ra, trải nghiệm mua hàng kém có thể khiến khách không quay lại, và tất cả những điều này đều góp phần vào việc sụt giảm doanh thu, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

5 chiến lược chủ động giúp giảm thiểu rủi ro trong logistics

Để quản lý rủi ro logistics hiệu quả, cần tuân theo một số bước thiết yếu nhằm xác định và xử lý các điểm yếu trong nhiều khía cạnh của hoạt động vận hành. Hãy cùng phân tích một số chiến lược và thực tiễn tốt nhất để giảm thiểu rủi ro logistics.

1. Tận dụng mạng lưới hoàn tất đơn hàng phân tán

Đa dạng hóa là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm thiểu rủi ro logistics – đặc biệt trong việc lưu trữ hàng hóa và hoàn tất đơn hàng.

Việc phân bổ hàng tồn kho trên nhiều trung tâm hoàn tất đơn hàng giúp doanh nghiệp tránh phụ thuộc vào một điểm duy nhất. Điều này có nghĩa là, ngay cả khi một kho gặp sự cố như hết hàng hoặc bị gián đoạn, bạn vẫn có thể tiếp tục xử lý đơn từ các kho khác trong hệ thống.

Ngoài ra, mạng lưới phân tán còn cho phép bạn giao hàng từ kho gần nhất đến khách hàng, giúp rút ngắn thời gian vận chuyển, tăng tốc độ giao hàng và giảm chi phí vận chuyển. Việc quãng đường di chuyển ngắn hơn cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu rủi ro về chậm trễ và sự cố trong quá trình vận chuyển.

2. Đa dạng hóa đơn vị vận chuyển và phương án giao hàng

Vận chuyển là một lĩnh vực logistics khác rất cần được đa dạng hóa. Điều này bao gồm việc sử dụng nhiều đơn vị giao hàng khác nhau và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp cho từng đơn hàng.

Khi có mối quan hệ hợp tác tốt với nhiều đơn vị vận chuyển, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro khi một đối tác gặp sự cố. Bạn có thể linh hoạt lựa chọn đơn vị phù hợp nhất cho từng đơn hàng dựa trên tiêu chí về tốc độ và chi phí, thay vì bị giới hạn ở một phương án duy nhất.

Hơn thế nữa, việc có nhiều tùy chọn vận chuyển cũng giúp bạn tăng trải nghiệm khách hàng. Khách hàng có thể chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu cá nhân – ví dụ như giao hàng nhanh (expedited shipping) hoặc tiết kiệm hơn nhưng thời gian chờ lâu hơn.

3. Củng cố quan hệ đối tác trong chuỗi cung ứng

Dù bạn đa dạng hóa các đối tác trong chuỗi cung ứng, cũng cần chú trọng xây dựng và duy trì mối quan hệ vững chắc với họ. Việc có một mạng lưới nhà cung cấp đa dạng và đáng tin cậy sẽ giúp bạn có phương án dự phòng khi một nhà cung cấp gặp sự cố.

Tương tự, việc hợp tác tốt với nhiều đơn vị giao hàng giúp bạn đàm phán được mức giá ưu đãi và giảm chi phí vận chuyển cho khách hàng. Nói cách khác, quan hệ đối tác mạnh mẽ giúp bạn củng cố năng lực logistics và giảm thiểu điểm yếu trong chuỗi vận hành.

4. Sử dụng dữ liệu để dự báo tồn kho và lên kế hoạch trước

Lập kế hoạch tồn kho chủ động là nền tảng cho một chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả. Khi bạn dự đoán chính xác nhu cầu tồn kho, bạn có thể chuẩn bị trước để tránh rủi ro như hết hàng (stockout) hoặc tồn kho dư thừa.

Do đó, rất quan trọng để doanh nghiệp đầu tư vào các công cụ dự báo nhu cầu, giúp chuẩn bị tốt hơn trước các biến động bất ngờ trong chuỗi cung ứng hoặc nhu cầu mùa vụ.

5. Đầu tư vào tự động hóa kho và hệ thống quản lý kho (WMS)

Một kho hàng được tối ưu hóa là chìa khóa để tăng độ chính xác và hiệu quả trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Tự động hóa đóng vai trò quan trọng khi cho phép bạn tăng tốc quy trình xử lý đơn thông qua tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại trong kho.

Ví dụ: một hệ thống có thể tự động khởi động quy trình giao hàng ngay khi đơn hàng được đặt, giúp bạn rút ngắn thời gian xử lý. Ngoài ra, việc áp dụng các công cụ tự động trong kho cũng giúp tăng tốc độ xử lý, giảm lỗi và đảm bảo an toàn lao động.

Sử dụng máy quét mã vạch đồng bộ với hệ thống quản lý kho (WMS) cũng cho phép đội ngũ kiểm tra và xác nhận hàng hóa trước khi lấy, giảm rủi ro lấy sai hàng và nâng cao độ chính xác. Hệ thống cũng cập nhật tồn kho theo thời gian thực, giúp giảm tình trạng sai lệch dữ liệu.

Đừng quên theo dõi blog của GIP Fulfillment để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kinh doanh online và giải pháp hậu cần Fulfillment nhé!

“Hãy coi mỗi quốc gia Đông Nam Á như một tỉnh thành – vì rào cản giờ đây chỉ còn trong tư duy. Bán hàng xuyên biên giới không khó, nếu bạn có đúng người đồng hành”

– Loki Trần, Founder GIP-

𝐆𝐈𝐏 𝐅𝐮𝐥𝐟𝐢𝐥𝐥𝐦𝐞𝐧𝐭 – Cung cấp các giải pháp toàn diện và hiệu quả, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình vươn xa và khẳng định vị thế trên thị trường quốc tế.

Liên hệ ngay với chúng tôi

Hotline: 037.234.5694

Website: gipfulfillment.com 

Fanpage: G.I.P VIỆT NAM