5 sai lầm phổ biến khi tự vận hành đơn hàng bao gồm: không tối ưu hóa quy trình, không quản lý tồn kho hiệu quả, không theo dõi đơn hàng sát sao, không xử lý khiếu nại khách hàng kịp thời, và không tận dụng công nghệ để hỗ trợ vận hành
1. Không tối ưu hóa quy trình vận hành quản lý đơn hàng
Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc đang tăng trưởng nhanh thường thiếu một hệ thống vận hành rõ ràng, dẫn đến tình trạng “làm việc theo cảm tính”. Khi không có quy trình bài bản cho từng giai đoạn – từ tiếp nhận đơn hàng, phân loại, đóng gói, vận chuyển đến xử lý khiếu nại – doanh nghiệp sẽ dễ gặp phải các lỗi như sót đơn, nhầm sản phẩm, giao hàng trễ hoặc giao sai địa chỉ.
Những lỗi này không chỉ làm tăng chi phí vận hành (do phải xử lý lại), mà còn khiến khách hàng mất niềm tin và rời bỏ thương hiệu. Do đó, xây dựng một quy trình tiêu chuẩn (SOP) cho từng khâu, có thể kiểm soát và đo lường được, là điều bắt buộc nếu muốn mở rộng quy mô bền vững.
2. Không quản lý tồn kho hiệu quả khi quản lý đơn hàng
Tồn kho không hợp lý là “kẻ giết chết dòng tiền” âm thầm của doanh nghiệp. Nếu hàng tồn kho quá nhiều, chi phí lưu kho, hư hỏng, và rủi ro lỗi thời sẽ tăng cao – đặc biệt trong ngành thời trang và mỹ phẩm. Ngược lại, nếu tồn kho quá ít, bạn sẽ không thể đáp ứng kịp nhu cầu thị trường, bỏ lỡ cơ hội doanh thu.
Nguyên nhân sâu xa thường đến từ việc thiếu dữ liệu dự báo và không có hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực. Việc tích hợp phần mềm quản lý kho (WMS) giúp kiểm soát tồn kho chính xác, cảnh báo mức tồn tối thiểu, phân tích mặt hàng bán chạy và lập kế hoạch nhập hàng hợp lý là yếu tố sống còn trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
3. Không theo dõi đơn hàng sát sao khi quản lý đơn hàng
Khi khách hàng đặt hàng, họ không chỉ chờ sản phẩm – mà còn mong muốn được “cập nhật liên tục” về trạng thái đơn hàng. Nếu doanh nghiệp không có hệ thống tracking rõ ràng hoặc không thông báo kịp thời về các thay đổi trong quá trình vận chuyển (ví dụ: giao trễ, đổi tuyến), khách hàng sẽ cảm thấy bị bỏ rơi. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và tỷ lệ mua lại.
Ngoài ra, không theo dõi sát đơn hàng cũng khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời những sự cố như hàng bị thất lạc, giao nhầm… Việc sử dụng phần mềm OMS (Order Management System) tích hợp thông báo tự động là cách tối ưu để theo dõi và phản hồi đơn hàng hiệu quả.
4. Không xử lý khiếu nại khách hàng kịp thời khi quản lý đơn hàng
Một trải nghiệm mua hàng có thể tốt đến đâu nhưng chỉ cần một vấn đề không được xử lý đúng lúc – khách hàng vẫn có thể rời bỏ thương hiệu mãi mãi. Không phản hồi tin nhắn, không giải quyết đổi trả kịp thời, hoặc đùn đẩy trách nhiệm là những lỗi phổ biến khiến khách hàng “một đi không trở lại”.
Đặc biệt trong thời đại mạng xã hội, một đánh giá tiêu cực có thể ảnh hưởng lớn đến danh tiếng thương hiệu. Do đó, việc xây dựng một bộ quy trình xử lý khiếu nại chuyên nghiệp (có thời gian phản hồi cụ thể, chính sách đổi trả rõ ràng, và nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp) là điều doanh nghiệp nên đầu tư nghiêm túc từ sớm.
5. Không tận dụng công nghệ để hỗ trợ vận
Trong thời đại số, việc không ứng dụng công nghệ trong vận hành giống như đi ngược dòng thị trường. Nếu bạn vẫn dùng sổ tay hoặc Excel để theo dõi đơn hàng, gọi điện tay từng cuộc cho shipper, thì năng suất sẽ khó mà tăng lên khi số lượng đơn hàng tăng.
Những doanh nghiệp hiện đại sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS), quản lý đơn hàng (OMS), phần mềm định vị vận chuyển (GPS tracking), nền tảng báo cáo tự động sẽ vừa tiết kiệm nhân sự, vừa nâng cao độ chính xác.
Ngoài ra, công nghệ giúp doanh nghiệp nhanh chóng phân tích dữ liệu hành vi khách hàng để điều chỉnh sản phẩm, chiến dịch và chuỗi cung ứng một cách linh hoạt hơn.
Quy trình khắc phục sai lầm quản lý đơn hàng hiệu quả
1. Nhận và lưu trữ khi quản lý đơn hàng
Đơn vị Fulfillment tiếp nhận sản phẩm từ doanh nghiệp và tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, tem nhãn, mã vạch. Sau đó, hàng được phân loại và sắp xếp vào kho theo hệ thống mã SKU. Việc lưu trữ được thực hiện khoa học để đảm bảo dễ dàng truy xuất, giảm thiểu nhầm lẫn và tiết kiệm diện tích kho.
2. Xử lý đơn hàng
Khi khách hàng đặt mua sản phẩm, hệ thống Fulfillment sẽ tự động tiếp nhận đơn, kiểm tra tình trạng tồn kho, lấy hàng đúng SKU, đóng gói và chuẩn bị cho khâu vận chuyển. Tất cả thao tác đều được kiểm soát qua hệ thống để tránh nhầm lẫn.
3. Giao hàng
Sản phẩm sau khi đóng gói được bàn giao cho đơn vị vận chuyển (GHTK, J&T, VNPost, v.v.) để chuyển đến tay khách hàng. Fulfillment có thể hỗ trợ phân luồng giao hàng nội tỉnh, liên tỉnh, hoặc giao nhanh trong 2–4 giờ tùy dịch vụ.
4. Quản lý đơn hàng hoàn
Nếu khách muốn đổi hoặc trả hàng, đơn vị Fulfillment sẽ tiếp nhận hàng hoàn, kiểm tra tình trạng sản phẩm, phân loại lại (có thể tái lưu kho hoặc loại bỏ), sau đó cập nhật tình trạng lên hệ thống cho doanh nghiệp.
Đừng quên theo dõi blog của GIP Fulfillment để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kinh doanh online và giải pháp hậu cần Fulfillment nhé!
“Hãy coi mỗi quốc gia Đông Nam Á như một tỉnh thành – vì rào cản giờ đây chỉ còn trong tư duy. Bán hàng xuyên biên giới không khó, nếu bạn có đúng người đồng hành”
– Loki Trần, Founder GIP-
𝐆𝐈𝐏 𝐅𝐮𝐥𝐟𝐢𝐥𝐥𝐦𝐞𝐧𝐭 – Cung cấp các giải pháp toàn diện và hiệu quả, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình vươn xa và khẳng định vị thế trên thị trường quốc tế.
Liên hệ ngay với chúng tôi
Hotline: 037.234.5694
Website: gipfulfillment.com
Fanpage: G.I.P VIỆT NAM
